Formation Organiser et conduire une réunion

S’outiller pour  préparer et animer une réunion, gagner en aisance et en efficacité dans sa communication avec les bénévoles.

14h

Programme de la formation

Introduction

  • Présentation de la formation, tour de table et attentes des participants
  • Ice breaker

JOUR 1 – ORGANISER ET PRÉPARER UNE RÉUNION

L’animation de réunion : notions de base

  1. Comprendre les attitudes : de celle de vouloir s’imposer / monopoliser la parole à celle de la peur de s’exprimer en public, identifier les rôles des participants,
  2. Connaître la dynamique d’un groupe
  3. Connaître et appréhender les émotions d’un groupe
  4. Pratiquer l’écoute positive ; les phrases clés de reconnaissance de chaque participant
  5. Formuler les « règles du jeu »
  6. Savoir gérer les temps de parole, et l’écoute au sein du groupe

Les différents types de réunion et le plan de réunion

  1. La réunion d’information et d’échange
  2. La réunion dédiée à la résolution de problèmes
  3. La réunion dédiée à la prise de décision
  4. La réunion globale

La préparation de la réunion

  1. Définir le sujet et les objectifs ainsi que l’organisation / le plan de la réunion
  2. Savoir présenter le plan / les sujets de la réunion
  3. Développer sa maîtrise de soi : techniques oratoires et prise de parole en public

JOUR 2 – ANIMER UNE RÉUNION

LE DÉROULEMENT DE LA RÉUNION : TECHNIQUES D’ANIMATION

  1. Présenter les sujets et objectifs de la réunion, amorcer et lancer la réunion, prendre la météo du jour
  2. Utiliser les questions directes
  3. Faire progresser la réunion
  4. Recentrer la discussion / exercices de reformulation
  5. Gérer le groupe
  6. Animer la réunion : tours de tables, brainstorming…
  7. Gérer le déroulement du temps
  8. Comprendre les différents points de vue
  9. Stimuler le débat, recentrer si nécessaire…
  10. Conclusions, synthèses et comptes-rendus

S’ADAPTER AUX SPECIFICITES D’UNE RÉUNION : AUTRE MÉTHODE ANIMATION DE RÉUNION

Clôture

  • Exercice de synthèse, tour de table de fin et évaluation de la session

Objectifs

  • Savoir préparer et structurer une réunion
  • Présenter ses idées, propositions, projets,
  • Savoir choisir une technique d’animation de réunion en fonction du contexte, du projet et des informations ou contraintes,
  • Améliorer sa communication et sa prise de parole en public,
  • Savoir faciliter les échanges et le collaboratif
  • Savoir traiter les tensions et clôturer une réunion

Prérequis et public

  • Responsables salariés et bénévoles
  • Animateurs de réunions
  • Aucun prérequis

Modalités de formation

Modalités pratiques

  • Intra (du lundi ou samedi)
  • En présentiel : 2 journées (14 heures) sur site client (France entière)
  • A distance : 14 heures en 4 séquences de 3h30 (sur 4 jours différents)
  • Groupes : 12 participants max. en présentiel et 8 participants max. à distance

Adaptation de la formation

Dans tous les cas, avant d’animer cette formation, l’animateur et/ou le responsable pédagogique vous proposeront un entretien téléphonique pour appréhender le contexte de votre structure, identifier le public et recueillir vos attentes et vos besoins en termes de formation.

Par ailleurs, il est possible de renforcer la qualité cette adaptation en :

  • Procédant à deux entretiens avec de futurs participants
  • Créant des exercices sur mesure

Dans ce cas, un temps d’ingénierie est nécessaire (une demi-journée à une journée), en fonction de vos demandes (consulter la section « Tarifs »).

Délai d’accès

Inscription au maximum 10 jours avant la date de la formation, auprès de la personne en charge des inscriptions au sein de la structure.

Méthodes pédagogiques

  • Pédagogie active
  • Priorité à l’expérience des participants
  • 35% d’apports de l’animateur, 35% d’exercices d’application et 30% d’échanges de pratiques entre les participants
  • Apports théoriques, quiz, études de cas, exercices d’application, mises en situation, tests autodiagnostics, échelles d’auto-évaluation, vidéos, ateliers participatifs et analyse de situations (selon les formations)
  • Livret d’exercices et mise à disposition de documents supports à la suite de la formation

Moyens techniques

  •  En présentiel : Salle de formation, paperboard et vidéoprojecteur
  • A distance : connexion internet stable, logiciel de visio-conférence, partage d’écran animateur et participant, partage de documents

Evaluation et suivi

  • L’analyse des besoins des participants est réalisée par des entretiens avec 2 futurs participants avant la formation et/ou recueil des attentes en début de formation (selon la formule choisie).
  • L’évaluation des compétences est réalisée :
    Par des exercices pratiques et/ou mises en situation, tout au long de la formation,
    Par un exercice de synthèse et un questionnaire d’auto-évaluation en fin de formation.
  • L’évaluation de la satisfaction est évalué par un questionnaire de satisfaction à chaud en fin de formation.
  • La présence est attestée par la signature de feuilles d’émargement par demi-journées par l’animateur et les participants.
  • Compétences des intervenants

Les experts qui animent la formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie, et ce pour chaque cours qu’ils enseignent. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine.

Accessibilité aux personnes atteintes d’un handicap

Les personnes porteuses d’un handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin de définir ensemble les adaptations nécessaires pour une participation dans les meilleures conditions.

Tarifs

  • 900.00 € HT/jour du lundi au vendredi
  • 1000.00 €/jour HT le samedi
  • Frais de mission (déplacement, hébergement, repas) en sus en présentiel
  • Optionnel  Adaptation de la formation : 400.00 € HT / demi-journée

Contactez-nous

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01 40 08 03 88

Nos indicateurs Qualité

Mieux comprendre cette formation

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Astrée
Programme mis à jour le 23/02/2023