Programme de la formation
Introduction
- Présentation de la formation, tour de table et attentes des participants
- Ice breaker
JOUR 1 – ORGANISER ET PRÉPARER UNE RÉUNION
L’animation de réunion : notions de base
- Comprendre les attitudes : de celle de vouloir s’imposer / monopoliser la parole à celle de la peur de s’exprimer en public, identifier les rôles des participants,
- Connaître la dynamique d’un groupe
- Connaître et appréhender les émotions d’un groupe
- Pratiquer l’écoute positive ; les phrases clés de reconnaissance de chaque participant
- Formuler les « règles du jeu »
- Savoir gérer les temps de parole, et l’écoute au sein du groupe
Les différents types de réunion et le plan de réunion
- La réunion d’information et d’échange
- La réunion dédiée à la résolution de problèmes
- La réunion dédiée à la prise de décision
- La réunion globale
La préparation de la réunion
- Définir le sujet et les objectifs ainsi que l’organisation / le plan de la réunion
- Savoir présenter le plan / les sujets de la réunion
- Développer sa maîtrise de soi : techniques oratoires et prise de parole en public
JOUR 2 – ANIMER UNE RÉUNION
LE DÉROULEMENT DE LA RÉUNION : TECHNIQUES D’ANIMATION
- Présenter les sujets et objectifs de la réunion, amorcer et lancer la réunion, prendre la météo du jour
- Utiliser les questions directes
- Faire progresser la réunion
- Recentrer la discussion / exercices de reformulation
- Gérer le groupe
- Animer la réunion : tours de tables, brainstorming…
- Gérer le déroulement du temps
- Comprendre les différents points de vue
- Stimuler le débat, recentrer si nécessaire…
- Conclusions, synthèses et comptes-rendus
S’ADAPTER AUX SPECIFICITES D’UNE RÉUNION : AUTRE MÉTHODE ANIMATION DE RÉUNION
Clôture
- Exercice de synthèse, tour de table de fin et évaluation de la session
Programme mis à jour le 23/02/2023
Prérequis et public
La formation Organiser et conduire une réunion s’adresse à toute personne, salariée ou bénévole en charge de la conduite de réunions au sein de sa structure.
Elle ne nécessite aucun prérequis.
Modalités
Modalités pratiques et formats
Formation Intra
Du lundi au samedi
Présentiel
12 participants max.
Durée : 2 jours (14 heures)
Modalités d’accès
Pour la mise en place cette formation, nous appliquons la démarche suivante :
- Envoi par nos services du programme de la formation, du devis correspondant et des conditions générales de vente
- Retour du devis signé par le commanditaire
- Entretien d’analyse de la demande du commanditaire
- Le cas échéant, réalisation de l’adaptation de la formation (voir l’onglet Adaptation de la formation) et validation par le commanditaire des supports et exercices adaptés
- Envoi d’un email par l’Institut Astrée au commanditaire : confirmation de l’adresse du lieu de la formation, demande de la liste des participants (noms et adresses email), des besoins spécifiques de ces derniers (situations de handicap), listes du matériel et moyens techniques nécessaires, ainsi que des normes de sécurité des locaux attendues.
- Échange avec l’animateur de la formation concernant la logistique de la formation (prise de contact, horaires de la formation etc.).
- Signature de la convention de la formation
- Envoi aux participants, par l’Institut Astrée, des convocations en formation, du programme et du règlement intérieur.
Délais d’accès
Inscription au maximum 10 jours avant la date de la formation, auprès de la personne en charge des inscriptions au sein de la structure.
Accessibilité aux personnes atteintes d’un handicap
Les personnes porteuses d’un handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin de définir ensemble les adaptations nécessaires pour une participation dans les meilleures conditions.
Méthodes/Moyens
Méthodes pédagogiques
- Pédagogie active
- Priorité à l’expérience des participants
- Apports théoriques (35 %).
- Brainstorming, ateliers de réflexion, tests autodiagnostics, exercices d’application, cas pratiques, jeux pédagogiques, analyse de situations de terrain, mises en situation.
Documents de formation
- Livret d’exercices et mise à disposition de document support après la formation
Moyens techniques
- En présentiel : Salle de formation, paperboard et vidéoprojecteur
- A distance : connexion internet stable, logiciel de visio-conférence, partage d’écran animateur et participant, partage de documents
Animateurs
Compétences des animateurs de formation
Les animateurs de cette formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine.
Suivi/Évaluation
Avant la formation
L’analyse de la demande est systématiquement réalisée par un entretien avec le commanditaire avant la formation et le recueil des attentes en début de formation.
Pendant la formation
- L’évaluation des compétences est réalisée :
- Par un questionnaire d’auto-évaluation en entrée en formation
- Par des exercices pratiques et/ou mises en situation, tout au long de la formation,
- Par un quiz de fin de formation.
- L’évaluation de la satisfaction est évalué par un questionnaire de satisfaction à chaud en fin de formation.
- La présence est attestée par la signature de feuilles d’émargement par demi-journées par l’animateur et les participants.
Après la formation
- La formation donne lieu à une attestation confirmant la présence du participant et validant ses acquis.
- Les participants reçoivent par email les documents suivants : support de formation et attestation de formation.
- Le commanditaire reçoit par email les documents suivants : support de formation, feuilles d’émargement, feuilles d’évaluation et attestations de formation.
- Un mois après la date de la formation, le commanditaire reçoit un questionnaire de satisfaction à froid, à compléter et retourner à nos services.
Adaptation
L’analyse de la demande est systématiquement réalisée par un entretien avec le commanditaire avant la formation et le recueil des attentes en début de formation
Par ailleurs, il est possible de procéder à une analyse des besoins approfondie pour adapter la formation au plus près de la réalité de terrain des participants :
- En procédant à deux entretiens avec de futurs participants
- En modifiant les contenus en fonction de la demande
- En créant des exercices sur mesure
Dans ce cas, un temps d’ingénierie pédagogique est nécessaire, en fonction de vos demandes (consulter la section « Tarifs »).
