Introduction
- Icebreaker
- Présentation de la formation et de l’intervenant
- Questionnaire d’autopositionnement en entrée en formation
- Tour de table et recueil des attentes
Préparer une réunion efficace
- Définir les objectifs et l’ordre du jour de la réunion
- Sélectionner les participants pertinents
- Choisir le bon format et les outils nécessaires
- Préparer les documents et supports de réunion
Maîtriser les techniques d’animation de réunion
- Rôles et responsabilités de l’animateur
- Techniques d’animation pour encourager la participation
- Gérer les dynamiques de groupe
- Maintenir le focus sur les objectifs de la réunion
Gérer le temps et les interventions en réunion
- Techniques pour respecter l’horaire prévu
- Gérer les interventions : distribuer la parole de manière équilibrée
- Gérer les digressions et recentrer le débat
- Clôturer la réunion de manière efficace
Prendre des décisions et atteindre les objectifs de réunion
- Techniques pour faciliter la prise de décision en groupe
- Gérer les désaccords et parvenir à un consensus
- Évaluer les résultats de la réunion par rapport aux objectifs fixés
- Assurer la mise en œuvre des décisions prises
Gérer les situations délicates pendant une réunion
- Gérer les participants aux attitudes difficiles ou conflictuelles
- Réagir aux objections et aux critiques de manière constructive
- Maintenir un climat positif et productif
- Résoudre les conflits ou les tensions qui surgissent pendant la réunion
Assurer le suivi et l’évaluation des réunions
- Rédiger et diffuser un compte rendu efficace
- Suivre l’avancement des décisions et actions post-réunion
- Évaluer l’efficacité de la réunion et identifier les axes d’amélioration
- Mettre en place des pratiques de suivi pour des réunions futures plus productives
Clôture
- Questionnaire d’autopositionnement en fin de formation
- Tour de table de fin de session
- Évaluation de la session
Programme mis à jour le 23.08.24
Prérequis et public
La formation Conduire une réunion productive s’adresse à toute personne souhaitant découvrir cette thématique.
Elle ne nécessite aucun prérequis.
Modalités
Modalités pratiques et formats
Formation Intra
Durée : 2 jours (14 heures)
Modalités d’accès
Pour la mise en place cette formation, nous appliquons la démarche suivante :
- Envoi par nos services du programme de la formation, du devis correspondant et des conditions générales de vente
- Retour du devis signé par le commanditaire
- Entretien d’analyse de la demande du commanditaire
- Le cas échéant, réalisation de l’adaptation de la formation (voir l’onglet Adaptation de la formation) et validation par le commanditaire des supports et exercices adaptés
- Envoi d’un email par l’Institut Astrée au commanditaire : confirmation de l’adresse du lieu de la formation, demande de la liste des participants (noms et adresses email), des besoins spécifiques de ces derniers (situations de handicap), listes du matériel et moyens techniques nécessaires, ainsi que des normes de sécurité des locaux attendues.
- Échange avec l’animateur de la formation concernant la logistique de la formation (prise de contact, horaires de la formation etc.).
- Signature de la convention de la formation
- Envoi aux participants, par l’Institut Astrée, des convocations en formation, du programme et du règlement intérieur.
Délais d’accès
Inscription au maximum 10 jours avant la date de la formation, auprès de la personne en charge des inscriptions au sein de la structure.
Accessibilité aux personnes atteintes d’un handicap
Les personnes porteuses d’un handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin de définir ensemble les adaptations nécessaires pour une participation dans les meilleures conditions.
Méthodes/Moyens
Méthodes pédagogiques
- Pédagogie active
- Priorité à l’expérience des participants
- Apports théoriques (35 %).
- Brainstorming, ateliers de réflexion, tests autodiagnostics, exercices d’application, cas pratiques, jeux pédagogiques, analyse de situations de terrain, mises en situation.
Documents de formation
- Livret d’exercices et mise à disposition de document support après la formation
Moyens techniques
- En présentiel : Salle de formation, paperboard et vidéoprojecteur
- A distance : connexion internet stable, logiciel de visio-conférence, partage d’écran animateur et participant, partage de documents
Compétences des animateurs de formation
Les animateurs de cette formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine.
Suivi/Évaluation
Avant la formation
L’analyse de la demande est systématiquement réalisée par un entretien avec le commanditaire avant la formation et le recueil des attentes en début de formation.
Pendant la formation
- L’évaluation des compétences est réalisée :
- Par un questionnaire d’autopositionnement en entrée en formation
- Par des exercices pratiques et/ou mises en situation, tout au long de la formation,
- Par un questionnaire d’autopositionnement en fin de formation.
- La satisfaction est évaluée par un questionnaire de satisfaction à chaud en fin de formation.
- La présence est attestée par la signature de feuilles d’émargement par demi-journées par l’animateur et les participants.
Après la formation
- La formation donne lieu à une attestation confirmant la présence du participant et validant ses acquis.
- Les participants reçoivent par email les documents suivants : support de formation et attestation de formation.
- Le commanditaire reçoit par email les documents suivants : support de formation, feuilles d’émargement, feuilles d’évaluation et attestations de formation.
- Un mois après la date de la formation, le commanditaire reçoit un questionnaire de satisfaction à froid, à compléter et retourner à nos services.
Adaptation
L’analyse de la demande est systématiquement réalisée par un entretien avec le commanditaire avant la formation et le recueil des attentes en début de formation
Par ailleurs, il est possible de procéder à une analyse des besoins approfondie pour adapter la formation au plus près de la réalité de terrain des participants :
- En procédant à deux entretiens avec de futurs participants
- En modifiant les contenus en fonction de la demande
- En créant des exercices sur mesure
Dans ce cas, un temps d’ingénierie pédagogique est nécessaire, en fonction de vos demandes (consulter la section « Tarifs »).
